Artículo 1. Generalidades.
1. Si las partes acordaron que las controversias que entre ellas se generen respecto a sus relaciones contractuales se sometan a arbitraje de acuerdo con estas normas, tales litigios se resolverán de conformidad con el presente reglamento.
2. Este Reglamento regirá el arbitraje, excepto cuando una de sus normas esté en conflicto con una disposición del derecho aplicable al arbitraje que las partes no puedan derogar, en cuyo caso prevalecerá esa disposición.
Artículo 2.- Notificaciones.
1. Toda notificación, intimación, comunicación o propuesta, entre las partes o de alguna de éstas o éstas con el tribunal arbitral, podrán transmitirse por cualquier medio de comunicación que prevea o que permita que quede constancia de su transmisión, incluido el correo electrónico o la plataforma tecnológica de http://asezzor.com/public/arbitros/ pero siempre, deberá contar con la firma electrónica o física de las personas que intervengan. En el caso del uso de la plataforma, las partes se obligan a abrir una cuenta en esa plataforma a la que tendrán acceso mediante un usuario y contraseña.
2. La demanda inicial, siempre habrá de notificarse de manera personal al demandado en el domicilio de éste, pudiendo valerse de servicios postales o de mensajería que recabe acuse de recepción de la persona demandada y si éste no se encontrase en el domicilio buscado, bastará para tener por bien hecha la notificación la que se haga en el domicilio que el demandado señaló en el acto jurídico del cual emana la controversia.
3. Independientemente de los medios electrónicos para notificación, intimación, comunicación o propuesta, entre las partes o de alguna de éstas o éstas con el tribunal arbitral, podrán realizarse en los domicilios de las partes o del tribunal arbitral.
4. Toda notificación física, deberá digitalizarse en el expediente electrónico que se siga en http://asezzor.com/public/arbitros/ y a su vez, el árbitro formará un expediente físico en el que imprima las constancias que se generen de forma electrónica; debiendo coincidir siempre tanto el expediente físico como el electrónico.
5. Las notificaciones por correo electrónico se entenderán autorizadas por las partes cuando el contrato del que emane la controversia prevenga que la solución de las controversias podrán someterse a procedimiento arbitral. Incluso las notificaciones automáticas que, por correo electrónico, realice la plataforma http://asezzor.com/public/arbitros/ se tendrán por legales, siempre que el propio sistema genere constancia de su transmisión. Corresponderá a la parte que recibe la notificación la carga de probar que no recibió la comunicación electrónica.
6. En la secuela de un procedimiento arbitral, las partes tendrán la obligación de mantener actualizado su correo electrónico y su domicilio en la plataforma arbitral http://asezzor.com/public/arbitros/
7. La parte que inicie el procedimiento arbitral, deberá proporcionar, bajo protesta de decir verdad el correo electrónico de la parte contra la que enderece la acción arbitral.
8. Si en el instrumento del cual emana la disputa, la parte contra la cual se entabla el procedimiento arbitral, manifestó un correo electrónico, se tendrá por bien hecha la notificación cuando el tribunal arbitral lo remita a esa dirección, sin necesidad de confirmación.
9. Si en el instrumento del cual emana la disputa la parte contra la cual se entabla el procedimiento arbitral no manifestó un correo electrónico pero la parte que acciona el procedimiento lo proporciona, se tendrá por bien hecha la notificación cuando el receptor acuse de recibido o los sistemas informáticos emitan aviso de recepción.
10. Las partes podrán hacer del conocimiento del tribunal arbitral el cambio en su correo electrónico en cualquier momento.
11. Si la parte contra la cual se entabla el procedimiento arbitral, que ya ha sido notificada personalmente de la demanda, se registra en la plataforma http://asezzor.com/public/arbitros/ señalando un correo electrónico, la notificación del auto de radicación se hará en el correo electrónico señalado. En caso de no registrarse, toda comunicación que le haga el tribunal arbitral será publicada en los estrados electrónicos públicos de la citada plataforma.
Artículo 3.- Plazos.
1. Para los fines del cómputo de un plazo establecido en el presente Reglamento, tal plazo comenzará a correr desde el día siguiente a aquel en que se reciba una notificación.
2. Si el último día de ese plazo es feriado, oficial o día no laborable en la residencia del tribunal arbitral, el plazo se prorrogará hasta el primer día laborable siguiente. Los demás feriados oficiales o días no laborables que ocurran durante el transcurso del plazo se incluirán en el cómputo del plazo.
3. Todos los plazos referidos en este reglamento serán hábiles, entendiéndose por ello de lunes a viernes; sin considerar días feriados.
4. El árbitro podrá habilitar, discrecionalmente, días inhábiles para diligencias urgentes.
5. El árbitro deberá emitir un pronunciamiento sobre todas las promociones que las partes realicen, en un plazo que no excederá de quince días y podrá requerir a éstas determinada actuación en un plazo discrecional que no será menor a tres días ni mayor a quince.
Artículo 4. Notificación inicial.
1. Se considerará que el procedimiento arbitral inicia en la fecha en que el acuerdo de radicación dictado por el tribunal arbitral es recibido por el demandado.
2. En la radicación, se deberá incorporar:
a) El nombre y los datos de contacto de las partes;
b) La designación, nombre, datos profesionales y medios de contacto del árbitro o de los miembros del tribunal arbitral, según sea el caso.
c) La declaración del árbitro de posibles causas que afecten su independencia o imparcialidad.
d) Copia de la demanda inicial, los anexos presentados por el demandante; y copia del acuse del demandado respecto de la notificación de demanda inicial que realice el demandante.
e) La constancia que dejará el árbitro con una copia de las reglas arbitrales vigentes que serán observadas durante todo el tiempo que dure el procedimiento.
Artículo 5.- Representación y asesoramiento.
1. Cada parte podrá hacerse representar o asesorar por las personas que ella misma elija, siempre y cuando tenga patente para ejercer la licenciatura en Derecho, o su equivalente en el domicilio del tribunal arbitral.
2. Deberán comunicarse, a las demás partes y al tribunal arbitral, los nombres, correos electrónicos y las direcciones de esas personas, debiéndose precisar en la comunicación si la designación de esas personas se hace para efectos de representación o de asesoramiento.
3. Las partes podrán revocar en cualquier momento la representación o asesoría.
Artículo 6.- Del tribunal arbitral.
1. El árbitro o el tribunal arbitral podrá ser designado conforme a lo que en cláusula arbitral hayan dispuesto las partes; de no haber precisado la forma de selección del árbitro y/o la cantidad de árbitros que conforman el tribunal arbitral; dicho tribunal será unitario y se integrará aleatoriamente conforme al punto que sigue.
2. En caso de que las partes hayan convenido que se designe aleatoriamente al árbitro o al tribunal arbitral; una vez que la parte demandante registre la demanda en la plataforma arbitral http://asezzor.com/public/arbitros/ deberá seleccionar que el árbitro sea designado aleatoriamente, lo cual se hará de forma automatizada y de entre la lista de árbitros que exista en dicha plataforma.
3. En caso de que el tribunal arbitral sea designado por las partes, se hará así saber en la plataforma arbitral http://asezzor.com/public/arbitros/ y los árbitros que hayan prevenido de la demanda, podrá autorizar el acceso a otros árbitros cuando así proceda, previa petición por escrito de la parte. Si notificado a la parte demandada el auto de radicación no ejerce su derecho a nombrar árbitro en el plazo de cinco días por promoción ante el tribunal arbitral, se declarará prelucido su derecho y el árbitro se designará aleatoriamente conforme a las reglas precisadas en el punto anterior.
4. Los árbitros, deberán revelar a las partes toda circunstancia que pueda dar lugar a dudas justificadas acerca de su imparcialidad o independencia. A partir de su nombramiento y a lo largo de todo el procedimiento, todo árbitro revelará sin demora a las partes tales circunstancias, salvo que ya les hubiere informado al respecto.
5. Un árbitro podrá ser recusado si existen circunstancias de tal naturaleza que den lugar a dudas justificadas respecto de su imparcialidad o independencia.
Artículo 7.- Recusación.
1. La parte que desee recusar a un árbitro deberá notificar su decisión en el plazo de cinco días contados desde de la fecha en que se le notificó el nombramiento del árbitro o en que tuvo conocimiento de alguna de las circunstancias mencionadas en el artículo 6.3.
2. Toda recusación se notificará a las demás partes, así como al árbitro recusado.
3. Cuando un árbitro ha sido recusado por una parte, las demás partes podrán aceptar la recusación. El árbitro también podrá, después de la recusación, renunciar al cargo. En ninguno de ambos casos se entenderá que esto implica aceptación de la validez de las razones en que se funde la recusación.
4. Si dentro de los cinco días siguientes a la fecha en que se notifique la recusación, todas las partes no dan su conformidad a la recusación o el árbitro recusado no renuncia, la parte que presente la recusación podrá optar por mantenerla. En tal caso, un tercero ajeno a la controversia nombrado por el demandante que cuente con patente para ejercer la licenciatura en derecho en la residencia del tribunal arbitral decidirá en un plazo no mayor a diez días si es procedente o no la recusación.
5. Cuando una parte interponga dos recusaciones que resulten improcedentes en el procedimiento, perderá el derecho a interponer una nueva recusación.
6. Cuando sea necesario reemplazar a un árbitro en el curso de un procedimiento, la parte que nombró al árbitro recusado, nombrará a un árbitro sustituto, el cual tomará cargo de inmediato y resolverá el conflicto, pudiendo, a su juicio, invalidar, sanear o convalidar las actuaciones previas a su nombramiento.
Artículo 8.- Responsabilidad del árbitro.
Salvo en caso de falta intencional, en la máxima medida que permita la ley aplicable, las partes renuncian a cualquier reclamación o acción legal contra los árbitros.
Artículo 9.- Disposiciones generales del procedimiento.
1. Toda comunicación que una parte envíe al tribunal arbitral deberá ser comunicada por el árbitro a las demás partes.
2. Las partes tendrán acceso al expediente físico que el tribunal arbitral engrose en el domicilio del tribunal o electrónico mediante la plataforma tecnológica http://asezzor.com/public/arbitros/ a la que las partes tendrán acceso.
Artículo 10.- Lugar del arbitraje.
1. Cuando las partes no hayan acordado previamente el lugar del arbitraje, dicho lugar será determinado por el tribunal arbitral, que podrá residir en cualquier país.
2. El tribunal arbitral podrá celebrar sus deliberaciones en cualquier lugar que estime oportuno. Salvo que las partes hayan convenido otra cosa, el tribunal arbitral podrá reunirse también en cualquier lugar que estime oportuno para celebrar audiencias o con cualquier otro fin.
3. Todas audiencias, podrán realizarse por medios electrónicos de telepresencia, cuando así lo estime el tribunal arbitral.
Artículo 11.- Idioma.
1. El procedimiento arbitral se realizará en idioma español.
2. El tribunal arbitral podrá ordenar que los documentos o anexos que presenten las partes o instrumentos complementarios vayan acompañados de una traducción al idioma español, por intérprete calificado a juicio del tribunal y el cual no podrá ser parte ni órgano de prueba en el procedimiento arbitral.
Artículo 12.- Escrito de demanda.
1. El demandante tiene la carga de notificar al demandado, conforme a estas reglas la demanda inicial.
2. El escrito de demanda deberá contener lo siguiente:
a) El nombre y los datos de contacto de las partes;
b) Una relación de los hechos en los que se base la demanda;
c) Las prestaciones que del demandado se reclaman;
d) Los motivos jurídicos o argumentos que sustenten la demanda.
e) Se deberán anunciar todas las pruebas en que se funde el demandante así como la justificación de pertinencia e idoneidad de las mismas. En su caso, se deberá acompañar la demanda con los documentos base de la acción.
f) Forma de constitución del tribunal arbitral y reglamento arbitral aplicable.
3. Una vez que el demandante haya notificado la demanda al demandado, podrá iniciar el expediente electrónico en http://asezzor.com/public/arbitros/ para que los árbitros designados radiquen el expediente.
Artículo 13.- Contestación de la demanda.
1. El demandado deberá comunicar su contestación de demanda, al tribunal arbitral, hasta en tanto el expediente haya sido radicado por éste y una vez que sea notificado del auto de radicación, dentro del plazo de diez días, posteriores a que reciba el emplazamiento.
2. En la contestación, el demandado deberá:
a) Precisar su nombre, el de sus asesores y/o representantes; así como el número y tipo de documento con el que en su caso acrediten la patente para ejercer el derecho;
b) Ratificar o corregir sus datos de contacto, en el entendido que de no hacerlo se tendrán por ratificadas;
b) Dar contestación a los hechos planteados por el demandado;
c) Interponer las defensas y excepciones que estime operantes;
d) Controvertir los motivos jurídicos o argumentos que sustenten la demanda;
e) Interponer la reconvención que en su caso enderece, la cual será conforme a las formalidades previstas en el artículo anterior.
f) Anexará los documentos con que cuente y funde sus defensas o su reconvención.
3. En la contestación también se deberán anunciar todas las pruebas en que se funde el demandado, así como la justificación de pertinencia e idoneidad de las mismas.
Artículo 14.- Procedimiento reconvencional.
Si la parte demandada opta por reconvenir, el tribunal arbitral deberá notificarlo en un plazo de tres días a la parte demandada, con efectos de emplazamiento, quien deberá emitir contestación en un plazo máximo de diez días.
Artículo 15.- Rebeldía.
Si notificado el demandado de la radicación de demanda o el reconvenido de la demanda reconvencional y alguno de éstos no contestan en el plazo señalado en este reglamento, se declarará precluido su derecho a contestar y se tendrá por confeso de los hechos planteados en la demanda.
Artículo 16.- Modificaciones de la demanda o de la contestación.
Las partes estarán impedidas para modificar su escrito inicial de demanda, contestación, reconvención o contestación a la reconvención; pues ellos fijan la litis.
Artículo 17.- Admisión de pruebas.
1. El tribunal arbitral analizará los escritos iniciales de demanda, las contestaciones, reconvenciones y contestación de reconvenciones y admitirá las pruebas que a su juicio sean idóneas, pertinentes y no violatorias de derechos humanos o de estas reglas.
2.- La notificación de admisión o exclusión de pruebas será notificada a las partes en un plazo de cinco días para que éstas en un plazo máximo de diez días propongan al tribunal arbitral las preguntas que deberán contestar testigos y peritos.
3.- Recibidos los interrogatorios, el tribunal arbitral calificará las preguntas, desechando aquellas que considere sugestivas, ambiguas, intimidatorias, compuestas o impertinentes.
4. Admitidas las pruebas de las partes, el tribunal arbitral emitirá una determinación en la que se abra el proceso a pruebas para su desahogo en los próximos diez días.
Artículo 18.- Práctica de la prueba.
1. Cada parte deberá asumir la carga de la prueba de los hechos en que se base para fundar sus acciones o defensas.
2. Podrá actuar como testigo, inclusive como perito, cualquier persona designada por una parte que testifique ante el tribunal arbitral sobre cualquier cuestión de hecho o que pertenezca a su ámbito de conocimiento técnico o científico como perito.
3. Los documentos se desahogarán por su propia y especial naturaleza; sin perjuicio de que el tribunal arbitral podrá relacionarlos al emitir su laudo.
4. La testimonial y pericial se desahogará preguntando por escrito al órgano de prueba las preguntas que hayan sido aceptadas por el tribunal arbitral quienes deberán responder en el mismo sentido: señalando su nombre, medio de contacto, capacidad manifiesta en caso de los peritos y asentando su firma física o electrónica.
5. En cualquier momento de las actuaciones, el tribunal arbitral podrá exigir que en audiencia los testigos o peritos ratifiquen sus contestaciones.
Artículo 19.- Audiencias.
1. En caso de celebrarse una audiencia, el tribunal arbitral dará aviso a las partes, con al menos cinco días anteriores a su fecha, hora y lugar o acceso electrónico de telepresencia.
2. Los testigos, incluidos los peritos, podrán deponer y ser interrogados en las condiciones que fije el tribunal arbitral.
Artículo 20.- Alegatos.
Desahogadas todas las pruebas admitidas, el tribunal pondrá a la vista de las partes las actuaciones para que éstas emitan los alegatos que estimen oportunos.
Artículo 21.- Laudos.
1. Todos los laudos se dictarán por escrito y serán definitivos y obligatorios para las partes. Las partes se comprometen a cumplir el laudo en un plazo que no exceda de cinco días.
2. El tribunal arbitral expondrá las razones y fundamentos en las que se base el laudo y valorará las pruebas ofrecidas de manera conjunta, integral y armónica conforme a las máximas de la experiencia, los conocimientos científicos y las reglas de la lógica.
3. El laudo será firmado por los árbitros y contendrá la fecha en que se dictó e indicará el lugar del arbitraje.
4. El tribunal arbitral notificará a las el laudo firmado, en un plazo que no exceda de tres días posteriores a su dictado.
Artículo 22. Normas aplicables.
1. El tribunal arbitral aplicará las normas de derecho que las partes hayan indicado como aplicables al fondo del litigio. Si las partes no indican las normas de derecho aplicables, el tribunal arbitral aplicará la ley que estime apropiada.
Artículo 23. Salida alterna.
1. Las partes, durante el procedimiento y antes de que se emita el laudo, podrán convenir un acuerdo en amigable composición; lo cual comunicarán al tribunal arbitral el cual dictará un acuerdo de sobreseimiento condenando a las partes a cumplir con el acuerdo como si de laudo firme se tratara.
Artículo 24. Definición de las costas.
1. El tribunal arbitral fijará las costas del arbitraje en el laudo final y, si lo considera adecuado, en cualquier otra decisión.
2. El término “costas” comprende únicamente lo siguiente:
a) Los honorarios del tribunal arbitral;
b) Los gastos de viaje y otras expensas razonables realizadas por los árbitros;
c) El costo razonable del asesoramiento pericial o de cualquier otra asistencia requerida por el tribunal arbitral;
d) Los gastos administrativos realizados por el tribunal arbitral;
e) Los honorarios de los peritos; y
f) Los costos jurídicos y de otro tipo ocasionados a las partes por el procedimiento arbitral y solo en la medida en que el tribunal arbitral decida que el monto de esos costos es razonable.
Artículo 25. Honorarios y gastos de los árbitros.
1. Los honorarios y los gastos de los árbitros serán de una cuantía razonable, teniendo en cuenta el monto en disputa, la complejidad del tema, el tiempo dedicado por los árbitros y cualesquiera otras circunstancias pertinentes del caso.
2. La parte demandante, deberá pagar como depósito los honorarios promedio del tribunal arbitral; cantidad que será deducida de la condena en costas final por este concepto y será pagada por la parte que pierda el procedimiento arbitral, la cual estará obligada a reponer a la demandante, si el vencedor fuera éste, el depósito inicial.